Boekingsvoorwaarden

Als reisorganisatie zijn wij verplicht onze boekingsvoorwaarden op schrift te stellen en aan onze reizigers voor te leggen voordat ze definitief boeken. Als reiziger ben je verplicht kennis te nemen van onze reisvoorwaarden. Als je het vakje op het boekingsformulier aanvinkt geef je aan dat je akkoord bent met de boekingsvoorwaarden.

Boeken
Boeken kan telefonisch, per email of direct via ons online reserveringssysteem. We hebben hiervoor je volledige naam nodig zoals die staat vermeld in je paspoort. Ook je geboortedatum, postadres, emailadres en telefoonnummer hebben we nodig. Op het online boekingsformulier kun je je eigen gegevens invullen om de reis te boeken. Wanneer je samen met een ander persoon reist, dien je twee boekingen te maken en in de bijzonderheden te vermelden dat je samen reist
. Uiterlijk binnen 48 uur na boeking ontvang je een boekingsbevestiging met daarop jouw aanbetaling, het overige bedrag en de betalingsgegevens.

Geen reserveringskosten
Voor het reserveren brengen wij géén boekingskosten in rekening. De verplichte € 15,00 per boeking die wij moeten afdragen aan het Garantiefonds GGTO is ook al inbegrepen in de reissom. Zo hoef je als Kaaiman reiziger geen onverwachte extra kosten te maken om te kunnen boeken.

Betaling
De aanbetaling van de boeking dient direct tijdens het boekingsproces te worden voldaan en bedraagt minimaal €250,00. Het restant van de betaling dient uiterlijk zes weken voor de vertrekdatum op onze rekening te zijn bijgeschreven. Indien je binnen zes weken voor vertrek boekt dient het totaalbedrag per ommegaande te worden betaald. Extra kosten of ongemakken die voortvloeien uit het te laat betalen van de reissom zijn de verantwoordelijkheid van de reiziger en komen voor diens rekening.

In specifieke gevallen kan om een hogere aanbetaling gevraagd worden, bijvoorbeeld voor de verre reizen. Wij zullen je hierover tijdens het boekingsproces informeren. Het exacte bedrag van de aanbetaling staat altijd op de factuur vermeld. 

Heb je na je boeking nog aanvullende wijzigingen of wensen die het oorspronkelijke reisplan veranderen, dan brengen we daarvoor € 30,00 wijzigingskosten in rekening. De extra kosten met betrekking tot hotelreserveringen of vlucht die deze wijziging met zich meebrengt zijn ook voor rekening van de boeker. 

Bij niet tijdige betaling zal Kaaiman Reizen, na sommatie, de reisovereenkomst ontbinden en geldt de regelgeving zoals die staat vermeld onder het kopje ‘annulering’. 

De betaling dient voldaan te worden op bankrekening NL59 RABO 0301 5315 44. 

Reissom en luchthavenbelasting
De reissom die staat vermeld op de website is gebaseerd op prijzen, heffingen en belastingen zoals die bekend waren ten tijde van de publicatie op de website. Mocht het aan de orde zijn, dan berekent Kaaiman Reizen verhogingen van luchthavenbelasting en brandstoftoeslag door aan de reiziger. 

Offertes en reizen op maat
Een individuele reis die afwijkt van de aangeboden programma’s op onze website of een reis op maat kan worden aangevraagd via het contactformulier of via de e-mail.

Annulering
Annulering door de reiziger dient schriftelijk (of per e-mail) te gebeuren. Binnen 24 uur na het maken van de boeking kan de reiziger de geboekte reis kostenloos annuleren. Na het verstrijken van deze termijn treedt de volgende regeling in werking.

Bij annulering is iedere reiziger de volgende bedragen verschuldigd:
• tot 56 dagen voor vertrek: 25% van de reissom, met een minimum van € 250,- per persoon
• van 56 tot 28 dagen voor vertrek: 50% van de reissom, met een minimum van € 250,- per persoon
• van 28 tot 14 dagen voor vertrek: 75% van de reissom, met een minimum van € 250,- per persoon
• bij annulering vanaf de 14e dag (inclusief) tot de dag van vertrek of later: de volledige reissom.

Meestal moeten wij de vliegtickets direct bij het boeken laten printen en het bedrag daarvan direct aan de luchtvaartmaatschappij betalen. In dit geval berekenen wij de annuleringskosten van de vliegtickets plus de hierboven genoemde percentages over de rest van de reissom. De annuleringskosten van de tickets wisselen per maatschappij en per ticket.

Garantieregelingen
Kaaiman Reizen is aangesloten bij het Garantiefonds GGTO, het Garantiefonds voor Gespecialiseerde Touroperators. GGTO staat er garant voor dat je het reeds betaalde deel van je reissom terugkrijgt indien de touroperator in financieel onvermogen zou komen. Dit kan zijn vóór je vertrek maar ook tijdens je verblijf op locatie. Bovendien garandeert Garantiefonds GGTO tijdens je verblijf je terugreis indien de touroperator, als gevolg van financieel onvermogen, hiervoor niet meer kan zorgdragen. Door de touroperator wordt voor deze garantiestelling een vast bedrag van € 15,00 per boeking in rekening gebracht aan de klant. Hiermee wordt het garantiefonds opgebouwd en onderhouden.
Lees meer over deze garantieregeling op de website van Garantiefonds GGTO.

Belangenorganisatie VvKR
Kaaiman Reizen zal zich gaan aansluiten bij de Vereniging van Kleinschalige Reisorganisaties. De VvKR komt op voor de belangen van kleine, vaak specialistische reisorganisaties. Via de VvKR bundelen we onze krachten en delen we onze expertise om zowel voor de reisorganisatie als de consument tot een zo groot mogelijke zekerheid en tevredenheid te komen. Lees meer hierover op de website van de VVKR.

Reisdocumenten en visa
Alle benodigde informatie over reisdocumenten en visa sturen we je toe na de boeking. Bij twijfels of onduidelijkheden kun je per mail of telefoon contact met ons opnemen. We vragen je, voor reizen buiten Europa, altijd ons je paspoortkopie te sturen zodat we de correcte gegevens hebben. Voor een aantal van onze verre bestemmingen heb je een visum nodig dat van tevoren geregeld dient te worden. Kaaiman Reizen zal hiervoor zorgdragen, tenzij anders aangegeven.

Uiteindelijk ben je zelf verantwoordelijk voor het (tijdig) in bezit hebben van de juiste papieren (identiteitskaart of paspoort, visum, verzekeringsverklaring, etc.). Kosten die voortvloeien uit het niet (tijdig) in bezit hebben van de juiste papieren zijn voor de reiziger zelf.

Bustickets en vliegtickets
Het is belangrijk dat jouw namen op het ticket overeenkomen met de namen in jouw paspoort of op jouw identiteitskaart.

Als je boekt ontvang je een reserveringsoverzicht en de factuur. Het is van belang dat je deze goed controleert en contact opneemt met ons als de namen niet kloppen. Het is de verantwoordelijkheid van de reiziger dat de namen correct op het ticket staan. Als de namen niet overeenkomen met jouw identiteisbewijs kan de luchtvaartmaatschappij weigeren je mee te nemen. Voor het wijzigen van de namen op vliegtickets berekenen de meeste luchtvaartmaatschappijen kosten. In sommige gevallen moet je zelfs een compleet nieuw ticket kopen. Deze kosten berekenen wij altijd door aan de reiziger. Daarop rekenen wij zelf €30,00 wijzigingskosten per ticket.

In de reisbescheiden zijn de zogenaamde e-tickets, elektronische tickets, opgenomen. Het e-ticket is een virtueel, papierloos ticket. We sturen je ook altijd een print van dit e-ticket, zowel bij bus- als vliegreizen. Onderaan het vluchtschema vind je de ticketnummers. Om in te checken heb je doorgaans alleen je paspoort nodig, maar soms wordt ook om je e-ticket gevraagd. Zorg dus dat je deze altijd bij je hebt.

Bij sommige luchtvaartmaatschappijen kun je via de website van de desbetreffende maatschappij vaak al een dag van te voren inchecken en je eigen boarding pass uitprinten. 

We raden aan de vertrektijden te controleren op de website www.checkmytrip.com. Het kan gebeuren dat de vlucht op een ander tijdstip vertrekt.

Reis- en annuleringsverzekering
Iedere reiziger is verplicht een reisverzekering inclusief bijzondere sportendekking af te sluiten. Voorafgaand aan de reis vragen wij om een kopie van jouw polisblad. Wij kunnen dan op bestemming adequate hulp verlenen als dit nodig mocht zijn.

Indien je door zwaarwegende omstandigheden de reis niet kunt maken, kun je een vergoeding krijgen via je annuleringsverzekering. Ook als je je reis eerder af moet breken, kun je een vergoeding krijgen voor de niet-genoten reisdagen. Voor nadere informatie hierover kun je je wenden tot je verzekeringsmaatschappij. 

De verplichtingen van de reisorganisatie 
Kaaiman Reizen heeft de inspanningsverplichting de reis conform het reisprogramma te laten verlopen. Wij verplichten ons de reizigers onmiddellijk te informeren als er voorafgaand aan de reis onvoorziene wijzigingen in het programma c.q. de route ontstaan. 
De reiziger ontvangt 4 weken voor de vertrekdatum inhoudelijke en praktische reisinformatie. Een week voor vertrek ontvangt de reiziger de tickets en een deelnemerslijst. Het kan voorkomen dat een accommodatie wegens een overboeking, of om een andere reden, wijzigt gedurende de reis. We zoeken dan een vervangend hotel, indien mogelijk in dezelfde klasse. 

In het geval dat Kaaiman Reizen aantoonbaar in gebreke is gebleven bij het waarmaken van de inspanningsverplichting en de reiziger daardoor schade heeft geleden, bedraagt een mogelijke vergoeding maximaal éénmaal de reissom.

Kaaiman Reizen is niet aansprakelijk voor zaken die haar in redelijkheid niet kunnen worden toegerekend. Schade, molest, alsmede feiten of omstandigheden waar reisverzekeringen onder normale omstandigheden dekking voor plegen te verschaffen vallen niet onder de aansprakelijkheid van Kaaiman Reizen.

De verplichtingen van de reiziger
De reiziger is verantwoordelijk voor het regelen van de juiste documenten, zoals identiteitskaart of paspoort (dat na terugkomst in Nederland nog minimaal 6 maanden geldig moet zijn) en vliegticket voor het geval je alleen een landarrangement van ons hebt afgenomen. Ook is de reiziger verantwoordelijk voor de juiste tenaamstelling op het ticket. Als een reiziger niet op reis kan omdat de papieren niet in orde zijn, zijn alle daaruit voortvloeiende kosten voor de reiziger.

Restitutie van de reissom is in dit geval niet mogelijk. Ook eventuele kosten voor het  aanpassen van bestaande tickets of het aanschaffen van nieuwe tickets die hiervan het gevolg zijn, zijn voor de reiziger.

Kaaiman Reizen verwacht van een reiziger dat deze fysiek en mentaal in staat is de reis te maken. Als dit niet het geval is en de reis daardoor moet worden afgebroken of aangepast, zijn eventuele kosten hiervan voor de reiziger. Natuurlijk doet Kaaiman Reizen in dit geval haar uiterste best om een zo goed mogelijke oplossing te vinden.

Indien een reiziger een groepsreis zodanig hindert dat een normale uitvoering van de reis niet meer mogelijk is, heeft Kaaiman Reizen het recht de reiziger uit te sluiten van het vervolg van de reis. De kosten die hiermee gemoeid zijn zijn voor de reiziger zelf.

De reiziger is zelf verantwoordelijk op afgesproken tijden aanwezig te zijn voor vertrek van de bus, het vliegtuig en/of ander transport. 

Van een deelnemer aan een groepsreis wordt verwacht dat deze een positieve bijdrage levert aan de reis en het functioneren van de groep.

Van de reiziger wordt verwacht dat deze de aanwezige informatie (dagprogramma, praktische informatie m.b.t. accommodatie, vervoer, klimaat, eventuele wandelingen, kledingvoorschriften, visa, etc.) op de website van Kaaiman Reizen voorafgaand aan de reis goed doorgenomen heeft. Ook verwachten we dat de reiziger rekening houdt met de zeden en gewoonten van het gastland en de lokale bevolking en eventuele (kleding)voorschriften respecteert.

De reiziger is verplicht een goede reisverzekering af te sluiten (zie reis- en annuleringsverzekering).

Wijziging en annulering van de reis
Kaaiman Reizen heeft het recht een reis te annuleren in de volgende gevallen;
•    Als het minimum aantal deelnemers aan een reis niet is bereikt. Uiterlijk vier weken voor de vertrekdatum informeren we je hierover. We zullen uiteraard een goed alternatief voor de reis proberen te zoeken. Mochten we daar niet in slagen dan krijg je de reissom teruggestort. Dat wil zeggen de reissom exclusief gemaakte kosten zoals visa, vaccinaties, reisverzekeringen en reserveringskosten.
•    Mocht  zich een onvoorziene zeer gewichtige situatie voordoen dan kan Kaaiman Reizen de reis annuleren. We zullen ook dan zoeken naar een gepast alternatief. Als eventuele alternatieven niet aanspreken, wordt direct de volledige reissom teruggestort exclusief de gemaakte kosten zoals visa, vaccinaties, reisverzekering en reserveringskosten.
•    Er kunnen zich onvoorziene situaties voordoen waardoor Kaaiman Reizen genoodzaakt is de route aan te passen. Indien wij deze informatie hebben vóór de vertrekdatum zullen we de reizigers terstond hierover informeren. Indien zich een routewijziging tijdens te reis voordoet zullen we ter plaatse proberen een adequate oplossing te vinden.  

Tijdens de reis 
Op onze bestemmingen lopen zaken soms anders dan in Nederland. Ondanks het feit dat wij vooraf alles goed proberen te regelen kunnen er zich dingen voordoen waar wij geen grip op hebben; een museum is plotseling dicht, de elektriciteit valt uit, het warme water is op, een hotel is overboekt, of een weg blijkt onbegaanbaar. Dit vraagt een zekere mate van flexibiliteit en incasseringsvermogen van onze reizigers.

Kaaiman Reizen werkt in alle landen met lokale organisaties, lokale gidsen en/of instructeurs. Hiermee zijn afspraken gemaakt over de uitvoering van de reis. Samen spannen we ons tot het uiterste in om je reis zo goed mogelijk te laten verlopen. Mochten er tijdens de reis problemen zijn of zaken niet naar wens verlopen laat dit dan ter plekke weten aan de reisleider, gids of instructeur. Zij zijn ter plaatse, hebben de lokale contacten en kunnen dus sneller en makkelijker problemen oplossen. Mocht er iets niet naar verwachting verlopen dan horen wij het liever tijdens de reis dan erna. Op deze manier kunnen wij het probleem wellicht direct verhelpen. Mocht je er niet uitkomen met de reisleider, gids of instructeur neem dan contact op met het kantoor van Kaaiman Reizen.


Heb je een toptijd gehad? Vertel het aan al je vrienden!

Ben je niet tevreden? Vertel het tijdig aan ons en dan proberen we daar wat aan te doen!


Niet tevreden?
Kaaiman Reizen doet er, samen met de lokale organisaties, alles aan om je reis zo goed mogelijk te laten verlopen. Mocht je bij thuiskomst toch klachten hebben die de reisleider niet heeft kunnen oplossen, stuur dan binnen drie weken na thuiskomst een brief naar ons kantoor. We zullen onze uiterste best doen alsnog tot een goede oplossing te komen. Mocht je van mening zijn dat de klacht niet naar tevredenheid is afgehandeld en partijen samen niet in redelijkheid tot een juiste oplossing kunnen komen, dan kun je je desgewenst tot uiterlijk drie maanden na afloop van de reis wenden tot de bevoegde rechter.