Privacyverklaring Kaaiman Reizen B.V.

In deze privacy- en cookieverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe wij deze beveiligen, met wie wij deze delen en welke rechten jij hebt.

1. BOEKINGEN

Welke gegevens verzamelen wij?

Bij het boeken van een reis via het online boekingsformulier verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam, adres en woonplaats
• Telefoonnummer en e-mailadres
• Geboortedatum en geslacht zoals vermeld in het paspoort
• Gegevens over de geboekte reis
• Gegevens die nodig zijn voor facturatie en betalingsafhandeling

Daarnaast verwerken wij via het online boekingsformulier onder het kopje “bijzonderheden” gegevens die noodzakelijk kunnen zijn voor een veilige en verantwoorde uitvoering van de reis:

• Dieetvoorkeuren
• Allergieën
• Medicijngebruik
• Medische bijzonderheden die relevant kunnen zijn voor een veilige uitvoering van de reis

Na de boeking ontvang je van ons een uitnodiging om het online noodformulier in te vullen. Daarmee verwerken wij:

• Paspoortnummer of ID-kaartnummer en verloopdatum
• Lengte, gewicht, schoenmaat en T-shirtmaat
• Naam reisverzekeraar, polisnummer, alarmnummer en dekking
• Naam zorgverzekeraar, polisnummer en alarmnummer

• Naam, relatie en telefoonnummer van twee thuisblijvers

Deze gegevens kunnen noodzakelijk zijn voor het boeken van vervoer, accommodaties, activiteiten en toegangsbewijzen.

Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij verwerken deze gegevens:

• Voor het uitvoeren van de reisovereenkomst
• Voor communicatie voorafgaand aan, tijdens en na de reis
• Voor administratie, facturatie en betalingsafhandeling
• Voor een veilige en verantwoorde uitvoering van de reis

• Om in geval van nood contact op te kunnen nemen met door de reiziger opgegeven thuisblijvers

Voor kwaliteitsverbetering en klachtafhandeling

Rechtsgrond

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

• De uitvoering van de overeenkomst
• Wettelijke verplichtingen, zoals fiscale bewaarplichten

• Gerechtvaardigde belangen, zoals kwaliteitsverbetering, klantrelatiebeheer, productontwikkeling en geschillenafhandeling

Bewaartermijnen

• Boekings- en klantgegevens, waaronder communicatie en reisevaluaties, worden maximaal zeven jaar na de laatste geboekte reis bewaard.
• Gegevens opgegeven onder het kopje “bijzonderheden” op het boekingsformulier, zoals dieetvoorkeuren, allergieën, medicijngebruik en medische bijzonderheden, worden uiterlijk 180 dagen na afloop van de reis verwijderd.
• Gegevens uit het online noodformulier, waaronder medische gegevens, identificatiegegevens, verzekeringsgegevens, maatgegevens en contactgegevens van thuisblijvers, worden uiterlijk 180 dagen na afloop van de reis verwijderd.
• Gegevens uit de financiële administratie worden zeven jaar bewaard, conform de fiscale bewaarplicht.
• Na afloop van de bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere bewaartermijn vereist.

Met wie delen wij gegevens?

Indien noodzakelijk voor de uitvoering van de reis kunnen wij persoonsgegevens delen met:

• Vervoerders
• Accommodaties
• Activiteitenaanbieders
• Lokale partners
• Boekings- en administratiesystemen, waaronder CompleetCRM
• Betalingsverwerkers

• IT-dienstverleners

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken sluiten wij waar nodig verwerkersovereenkomsten.

2. NIEUWSBRIEF

Welke gegevens verwerken wij?

• Naam

• E-mailadres

Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij gebruiken deze gegevens om:

• Nieuwsbrieven te versturen
• Relevante informatie over onze reizen te delen

• Klanten op de hoogte te houden van nieuwe reizen en ontwikkelingen

Rechtsgrond

Indien je een reis bij ons hebt geboekt, kunnen wij je op basis van de bestaande klantrelatie informeren over onze eigen en vergelijkbare reisdiensten.

Bij het verzamelen van jouw e-mailadres word je gewezen op de mogelijkheid om bezwaar te maken tegen dit gebruik. Iedere nieuwsbrief bevat een directe afmeldmogelijkheid.

Niet-klanten ontvangen uitsluitend nieuwsbrieven nadat daarvoor toestemming is verleend.

Verwerker

Voor het versturen van nieuwsbrieven maken wij gebruik van MailBlue.

3. FOTO'S EN VIDEO'S

Welke gegevens verwerken wij?

Tijdens onze reizen kunnen foto's en video's worden gemaakt waarop reizigers herkenbaar in beeld zijn.

Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij gebruiken dit beeldmateriaal voor:

• Onze website
• Sociale media
• Nieuwsbrieven
• Reviews

• Andere promotionele uitingen van Kaaiman Reizen

Rechtsgrond

Wij baseren deze verwerking op ons gerechtvaardigd belang om onze reizen te promoten en toekomstige reizigers een realistisch beeld van onze reizen te geven.

Bezwaar

Indien je niet herkenbaar in beeld wilt komen, kun je dit aangeven bij de reisleider. Wij zullen redelijke inspanningen verrichten om hiermee rekening te houden.

Indien je bezwaar hebt tegen een specifieke foto of video waarop je herkenbaar bent afgebeeld, kun je contact opnemen via support@kaaimanreizen.nl. Wij zullen een verzoek tot verwijdering zo spoedig mogelijk beoordelen en indien passend uitvoeren.

4. WHATSAPP-GROEPEN

Welke gegevens verwerken wij?

• Naam zoals zichtbaar binnen WhatsApp
• Telefoonnummer

• Berichten en gedeelde media binnen de groepsapp

Waarom verwerken wij deze gegevens?

• Communicatie voorafgaand aan de reis
• Praktische informatie tijdens de reis

• Contact tussen deelnemers onderling

Werkwijze

Voor veel reizen maken wij gebruik van WhatsApp-groepen. Deze groepen worden doorgaans ongeveer twee weken voor vertrek aangemaakt.

Deelname aan WhatsApp-groepen is vrijwillig.

Belangrijke reisinformatie wordt altijd per e-mail verstrekt. WhatsApp wordt voornamelijk gebruikt voor aanvullende praktische informatie, wijzigingen op korte termijn en communicatie tussen deelnemers onderling.

Indien je geen gebruik wilt maken van WhatsApp, kunnen wij aanvullende informatie en wijzigingen indien nodig ook per e-mail verstrekken.

Na afloop van de reis kunnen deelnemers zelf bepalen wanneer zij de WhatsApp-groep verlaten.

5. REVIEWS

Welke gegevens verwerken wij?

• Voornaam
• Inhoud van de review

• Tijdens de reis gemaakte foto's

Waarom verwerken wij deze gegevens?

• Het delen van ervaringen van reizigers
• Het informeren van toekomstige reizigers

• Het verbeteren van onze dienstverlening

Rechtsgrond

Wij baseren deze verwerking op ons gerechtvaardigd belang om ervaringen van reizigers te delen en toekomstige reizigers een realistisch beeld van onze reizen te geven.

Wij kunnen reizigers uitnodigen om reviews achter te laten via Trustpilot en Google Reviews.

Daarnaast kunnen wij reviews van reizigers op onze eigen website publiceren. Hierbij kunnen wij de voornaam van de reiziger en een tijdens de reis gemaakte foto gebruiken.

Indien je bezwaar hebt tegen het gebruik van jouw review of foto op onze website, kun je contact opnemen via support@kaaimanreizen.nl.

Reviews die op externe reviewplatformen worden geplaatst vallen onder het privacybeleid van het betreffende platform.

Bezwaar

Indien je bezwaar hebt tegen het gebruik van jouw review of foto op onze website, kun je contact opnemen via support@kaaimanreizen.nl. Wij zullen een verzoek tot verwijdering zo spoedig mogelijk beoordelen en indien passend uitvoeren.

6. ADVERTENTIEPLATFORMEN EN CUSTOM AUDIENCES

Wij maken gebruik van advertentieplatformen zoals Meta (Facebook en Instagram).

Wat betekent dit concreet?

Wij kunnen persoonsgegevens zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer in gepseudonimiseerde vorm (hashing) delen met Meta om:

• Bestaande klanten gerichte advertenties te tonen
• Vergelijkbare doelgroepen (lookalikes) te bereiken

• Marketingprestaties te meten

Meta Platforms Ireland Ltd. treedt hierbij op als zelfstandig of gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke volgens haar eigen privacybeleid.

Rechtsgrond

Wij baseren deze verwerking op ons gerechtvaardigd belang om bestaande klanten relevante informatie en advertenties over onze eigen reisdiensten te tonen.

Wij hebben daarbij een belangenafweging gemaakt tussen onze commerciële belangen en de privacy van betrokkenen.

Bezwaar

Je kunt bezwaar maken tegen deze verwerking via support@kaaimanreizen.nl.

Indien je bezwaar maakt, zullen wij beoordelen of jouw persoonsgegevens nog voor deze advertentiedoeleinden mogen worden gebruikt en de verwerking waar nodig beëindigen.

7. COOKIES EN PROFILERING

Welke gegevens verzamelen wij?

• IP-adres
• Surfgedrag
• Klikgedrag

• Bezochte pagina's

Waarom verzamelen wij deze gegevens?

• Websiteanalyse via Google Analytics
• Advertentiemeting via Meta Pixel
• Conversiemeting via Google Ads
• Verbetering van onze website

• Gepersonaliseerde advertenties

Rechtsgrond

Wij plaatsen geen niet-noodzakelijke cookies zonder toestemming.

Toestemming wordt gevraagd via de cookiebanner op onze website.

Je kunt jouw toestemming op ieder moment wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen op onze website.

Met wie delen wij gegevens?

• Google Analytics
• Google Ads
• Meta (Facebook en Instagram)

• Overige advertentie- en analyticsdiensten

8. DOORGIFTE BUITEN DE EU

Voor de uitvoering van sommige reizen kan het noodzakelijk zijn persoonsgegevens te delen met partijen buiten de Europese Unie of Europese Economische Ruimte.

Daarnaast kunnen gegevens worden verwerkt door advertentie- en technologieplatformen die buiten de Europese Economische Ruimte actief zijn.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen (SCC's), conform de AVG.

9. KLACHTEN EN GESCHILLEN

Welke gegevens verwerken wij?

• Naam
• Reisinformatie
• Klachtgegevens

• Correspondentie over de klacht

Waarom verwerken wij deze gegevens?

• Afhandeling van klachten
• Verbetering van onze dienstverlening

• Juridische geschillen

Bewaartermijn

Klachtgegevens worden maximaal zeven jaar na afhandeling bewaard of zolang het betreffende klantdossier wordt bewaard.

Gegevens kunnen worden gedeeld met juristen, verzekeraars, geschilleninstanties of andere betrokken partijen indien dit noodzakelijk is.

10. BEVEILIGING

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang.

Hieronder vallen onder meer:

• Beperkte toegang tot persoonsgegevens
• Versleutelde opslag en datatransport waar passend
• Logging en monitoring
• Interne procedures voor datalekken

• Regelmatige beveiligingscontroles

11. JOUW RECHTEN

Je hebt het recht om:

• Jouw persoonsgegevens in te zien
• Onjuiste gegevens te laten corrigeren
• Gegevens te laten verwijderen
• De verwerking van gegevens te beperken
• Gegevens over te dragen
• Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen

• Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Verzoeken kunnen worden ingediend via support@kaaimanreizen.nl.

Om jouw identiteit vast te stellen kunnen wij vragen om een kopie van een geldig identiteitsbewijs, waarbij BSN en pasfoto zijn afgeschermd.

Wij reageren in beginsel binnen 30 dagen.

12. WIJZIGINGEN

Wij kunnen deze privacy- en cookieverklaring wijzigen.

De meest actuele versie is altijd beschikbaar via onze website.

13. CONTACT

Kaaiman Reizen B.V.

P.C. Staalweg 106
3721 TJ Bilthoven

E-mail: support@kaaimanreizen.nl